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Ein Managementsystem mit der
ISO 9001 konform erklären

Unternehmen können als Alternative zur Zertifizierung ihr Managementsystem gegenüber den Kunden mit Hilfe einer Konformitätserklärung darlegen

Unternehmen, die gegenüber den Kunden und anderen interessierten Parteien das Vertrauen schaffen wollen, dass ihre Anforderungen erfüllt werden, können dies mit der Einführung eines anerkannten Managementsystems darlegen. Welche Wege bieten sich Unternehmen an, die Konformität mit einem Managementsystem darzulegen? Dazu zählt als erstes bekanntermaßen ein Zertifikat durch eine unabhängige, akkreditierte Organisation. Das Unternehmen kann sich aber auch durch den Kunden selbst überprüfen lassen, bzw. es wird überprüft oder es kann eine Selbsterklärung abgeben. In allen Fällen muss die Konformität des Managementsystems mit einer Norm oder Richtlinie in einer dokumentierten Prüfung nachgewiesen werden. Erfahrungsgemäß werden diese Prüfungen in Form von Audits durchgeführt.

Für die Prüfung durch eine Zertifizierungsgesellschaft nach DIN EN ISO 9001 und damit die Ausstellung eines Zertifikats entstehen dem klein- und mittelständischen Unternehmen nicht unerhebliche Kosten. Für eine Organisation mit 30 Mitarbeitern liegen diese "reinen" Zertifizierungskosten in der Größenordnung von 10.000 EURO für die ersten drei Jahre (Laufzeit des Zertifikats). Wenn Kunden das Zertifikat als Nachweis fordern, hat das Unternehmen allerdings keine andere Möglichkeit. Wünscht der Kunde oder eine andere, interessierte Partei (Behörde, Bank, Versicherung) lediglich einen Nachweis, so reicht oft eine Selbst- oder Konformitätserklärung aus. Das First-party-audit und dessen entsprechende Dokumentation bietet dafür die Grundlage.

Die Selbsterklärung empfiehlt zum Beispiel der VDMA (Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.V.) in der Initiative "Selbsterklärung – der mutige Weg". Er sieht die Vorteile in einer Stärkung des Prinzips der unternehmerischen Eigenverantwortung (die oberste Leitung bestätigt die Konformität per Unterschrift), das Verfahren ist gegenüber dem Zertifizierungsverfahren wesentlich flexibler (Abbau von Bürokratie und externen Einflussgrößen), weitgehend freie Gestaltungsmöglichkeit zur Darstellung der Unternehmensstärken. Es entfallen zwar die Zertifizierungskosten, aber der Aufwand des Unternehmens für die Überwachung der Wirksamkeit des Managementsystems und seine Weiterentwicklung ist gleich, egal, ob man sich zertifizieren lässt oder eine Selbsterklärung abgibt.

Welche Bedingungen sind für das Ausstellen einer Selbsterklärung nun im einzelnen zu beachten? Welche Inhalte muss ein solcher  Konformitätsnachweis aufweisen?

  • Titel der Bescheinigung: Hier gibt es im Grunde nur zwei Möglichkeiten: Entweder "Selbsterklärung" (siehe VDMA) oder "Konformitätserklärung eines Anbieters" bzw. nur "Konformitätserklärung" (beide Begriffe sind nach ISO/IEC 17050-1 zulässig). Um Missverständnisse mit Bestätigungen durch Zertifizierungsstellen zu vermeiden, sollte die Benennung "Zertifikat", "Selbstzertifikat", "Konformitätszertifikat", o.ä. nicht verwendet werden. Wird der Titel "Konformitätserklärung" gewählt, ist sicher der Hinweis "nach ISO/IEC 17050-1" sinnvoll. Wie jedes Dokument im Rahmen eines Managementsystems sollte auch dieser Konformitätserklärung eine eindeutige Nummer zugewiesen werden.
  • Bezeichnung des Unternehmens: Selbstverständlich muss die Bescheinigung die unmissverständliche Bezeichnung der Organisation (Unternehmen, Geschäftsbereich), die die Konformität mit einer Norm erklärt, einschließlich der vollen Adresse, enthalten.
  • Geltungsbereich: Hier muss der eindeutige Geltungsbereich, für den die Erklärung steht, genannt werden. Beispiel: "Entwicklung, Fertigung, Vertrieb und Service von Musteranlagen im Bereich YXZ", der Gegenstand der Konformitätsbewertung, z.B. das Managementsystem, sowie die Konformitätsaussage.
  • Festgelegte Anforderungen: Hier sind die Dokumente (Normen, Richtlinien), mit denen das Managementsystem konform ist, mit ihrer Dokumenten-Nummer, ihrem Titel und dem Ausgabedatum, aufzuführen, (Beispiel: "Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen, DIN EN ISO 9001:2000).
  • Nachweise: Hier sind die Dokumente aufzuführen, auf die sich die Konformitätsaussage der Erklärung stützt. Dies sind in erster Linie die Auditberichte mit System- und Dokumentenprüfung über alle Prozesse des Unternehmens. Eine der wichtigsten Aktivitäten eines Managementsystems ist das Managementreview durch die oberste Leitung. Da die Erklärung, neben dem Auditor, von der obersten Leitung unterschrieben wird, bietet sich hier neben den Auditprotokollen die Aufführung der Unternehmensbewertung an. Selbstverständlich müssen diese Nachweise mit der Dokumentenbezeichnung, der Dokumentennummer und mit dem Erstellungsdatum aufgeführt werden.
  • Auditor: Die Audits sollten von einem qualifizierten Auditor durchgeführt werden. Ein Hinweis auf entsprechende Zertifikate und deren Gültigkeit sollte vorgenommen werden (siehe ISO 10011-2). Hier bietet sich insbesondere für klein- und mittelständische Unternehmen die Hilfe eines hoch ausgebildeten und praxiserfahrenen, externen Auditors an.
  • Abschluss der Bescheinigung: Zum Schluss sind Ort, Ausstellungsdatum und Namen der Aussteller einschließlich ihrer Funktionen aufzuführen. Die Bescheinigung ist durch die Aussteller zu unterschreiben. Eine Begrenzung der Gültigkeit der Erklärung ist aufzuführen. Im hier aufgeführten Beispiel ist die Gültigkeit auf ein Jahr begrenzt. Hintergrund sind die aufgeführten Nachweisdokumente, die sich auf die zurückliegenden 12 Monate beziehen.

Diese Erklärungen und Beispiele sind für eine Konformitätserklärung im gesetzlich nicht geregelten Bereich gedacht, mit der ein Managementsystem konform erklärt wird. Selbstverständlich kann man auf der Grundlage der ISO/IEC 17050 auch ein Produkt oder einen Prozess konform erklären. Geht es um den gesetzlich geregelten Bereich sind die entsprechenden Gesetzestexte zu beachten.

Es ist sicherlich von Vorteil, wenn ein unabhängiger Partner die Konformitätserklärung professionell dokumentieren kann und sie mit unterschreibt. So hat das Unternehmen die Möglichkeit sein konformes Managementsystem den Kunden zu präsentieren, auf der Webseite, in Prospekten und Katalogen zu veröffentlichen und bei der Abgabe von Angeboten und bei der Beteiligung von Ausschreibungen die Erklärung beizulegen.

Friedhelm Denkeler

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< Dieser Artikel ist eine gekürzte
   Version des Artikels “Ein
   Managementsystem mit der
   ISO 9001 konform erklären”
(PDF)

 

Beispiel für eine Konformitätserklärung

Zoom Beispiel Konformitätserklärung ISO 9001

 

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