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Spannungsfeld zwischen den
verschiedenen Datenträgern

Lenkung der Dokumente - ein wachsendes und
meist ungelöstes Problem in Unternehmen

Die Zunahme der Komplexität vieler Prozesse sowie die Internationalisierung der Herstellung und des Handels mit Produkten, Dienstleistungen und Informationen, führen in Unternehmen zu einem höheren Dokumentationsbedarf. Dieser bezieht sich sowohl auf die Vorgaben zur Beschreibung, Beherrschung sowie Reproduzierbarkeit von Prozessen, als auch zunehmend auf den Nachweis deren Güte und die der konkreten Produkte daraus. Gerade bei der Entstehung von Produkten über viele Stufen wird nach vertrauensschaffenden Nachweisen verlangt. Für Produkte und Leistungen werden vielfach Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren verlangt. Das geht über die gesetzlichen Vorgaben hinaus.

Elektronische Datenablage

Bisher war der Datenträger Papier für Dokumentationen jeglicher Art dominierend. Aber mehr und mehr werden Dokumente elektronisch abgelegt. Oft ist doppelte Buchführung Praxis. Jede Sekretärin und Sachbearbeiterin kann traditionell mit dem Datenträger Papier umgehen. Bis vor kurzem noch brachte die Post die gesamten externen Dokumente ins Haus und auch das Faxgerät stand im Sekretariat. Dort wurden die handschriftlichen Ausarbeitungen der Mitarbeiter getippt. Von dort aus erfolgte die Verteilung der Dokumente, die Festlegung deren Leitungsrelevanz sowie die Registrierung von Kopien.

Das ist jetzt nicht mehr so. Dokumente gehen über unterschiedliche Datenträger direkt an einzelne Personen im Unternehmen und werden von ihnen abgelegt oder weitergeleitet. Wie und wohin entscheidet das Niveau gegebenenfalls vorhandener betrieblicher Vorgaben oder eben das individuelle Engagement der Mitarbeiter. Die so genannten Hardcopy-Anteile an der Unternehmensdokumentation werden kleiner und die elektronischen Ablagen umfangreicher.

Dokumente lenken

Der Anspruch, dass alle Dokumente in einem Unternehmen, Vorgaben und Aufzeichnungen, ohne Ausnahme gelenkt werden müssen (gemäß DIN EN ISO 9001, 4.2) und alle weiteren darüber hinausgehenden diesbezüglichen Forderungen in Normen und Schriften der Branchen, Industrieverbände und Konzerne bestehen nach wie vor, egal ob Hardcopy oder Datei/Bild. Es heißt nicht: Vorzügliche Ordnung beim Datenträger - Papier und Chaos in der EDV. Aber genau das ist das Problem. In fast allen Betrieben haben wir Ordnung und Systematik in den papierenen Dokumenten, vielleicht auch noch in den Verzeichnissen auf zentralen EDV-Servern, aber fast überhaupt nicht mehr in den PC’s der Mitarbeiter.

Nur wenige Unternehmen besitzen über alle ihre Dokumente, auf welchem Datenträger auch immer, eine übersichtliche Ordnung, anspruchsgerechte Ablage und in eine für ihre Zusammengehörigkeit systematische Darstellung. Entnervt gibt man auf, wenn man zum Beispiel auf dem PC eines zurzeit kranken Kollegen eine Datei finden will, weil man schon an den individuellen Ordnerbezeichnungen scheitert. Gleichfalls sind in vielen Unternehmen die Kompetenzen bezüglich der Dokumente und der EDV nicht geklärt. Die Verantwortungen bezüglich der Dokumente auf dem Datenträger Papier sind fast überall eindeutig festgelegt. Aber wie ist das bei einer Datei? Zum Beispiel bestehen heute Projekt- oder Entwicklungsdokumentationen aus mehreren Bestandteilen, die von verschiedenen Mitarbeitern in Papierform oder auch elektronisch abgelegt worden sein können. Wer weiß, was da und wie viel bei wem auf welchen Datenträgern abgelegt ist?

Fachgerechte Ordnungsprinzipien

Beim Archivieren deckt sich ein weiteres, oft noch unbeachtetes Problem auf. Mit dem Papierarchiv im trockenen Keller ist den Forderungen nach Lesbarkeit in zehn oder mehr Jahren Genüge getan. Dokumente auf elektronischen Datenträgern werden aber in zehn Jahren nicht mehr lesbar sein, wenn nicht rechtzeitig konvertiert oder die entsprechende Software ebenfalls aufgehoben wurden. Wir brauchen für die betriebliche EDV eine genauso eindeutige und akkurate Einteilung, Struktur, Ordnerbezeichnungs-Systematik und Ablageordnung, wie sie seit Jahrzehnten für den Datenträger Papier bekannt ist und angewendet wird.

Die Ordnungsprinzipien für den Datenträger Papier müssen vollständig mit den Ordnungsprinzipen des elektronischen Datenträgers im internen EDV-Netz und auch gegebenenfalls mit dem von Partnern identisch sein. Auf den Datenträgern muss angezeigt sein, welche Dokumente sich wie zu 100 Prozent ergänzen. Die oben genannten Forderungen sollten Anlass sein, das interne Konfigurationsmanagement für Dokumente vollständig zu überdenken, und neu zu gestalten. Das kostet Kraft da es oft mit händischer Datenübertragung von einem System zum anderen verbunden ist.

Nicht immer lassen sich komfortable Adapter dazu “stricken". Es bietet sich ein Dokumentenmanager an, der in Zusammenarbeit mit den betrieblichen Protagonisten papierner Datenträger und dem EDV-Administrator, ein eindeutiges, klares, verständliches, integriertes Dokumentationslayout, Bezeichnungs-, Anordnungs-, Leitungs- sowie Ablage-Konzept erarbeitet. Die daraus abgeleitete Handlungsanleitung ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines umfassendes unternehmensweiten Managementsystems.

Wolfgang Schlenzig, Schlenzig - Managementintensivierung Berlin

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Lenkung der Dokumente nach ISO 9001

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